[Les astuces Owaka] Comment faire un dossier de sponsor ?

Tu as envie de participer à un Raid, un Trek, un Raid VVT, un Rallye, peu importe le type d’événement ou d’aventure, mais tu ne souhaites pas mettre tous les frais de ta poche !
Saches que c’est tout à fait réalisable ! On te propose dans cet article les étapes nécessaires pour rédiger un dossier de sponsoring qui saura séduire nombre d’entreprises !
Partir à l’aventure, sans sortir un sou de ta poche, ça ne fait pas rêver ça ?

Nous te donnons ici toutes les clés pour rédiger un dossier de sponsoring simplement et efficacement te permettant de démarcher des entreprises et dégoter des fonds pour ta prochaine aventure.

1. Comprendre le rôle du dossier de partenariat :

Ton dossier va permettre à un partenaire d’en apprendre davantage sur toi et ton projet. Il doit alors être clair, concis et avant tout donner envie ! Ton interlocuteur doit en quelques coups d’œil comprendre : qui tu es / ton équipe, ton projet, et ces avantages de te soutenir.

2. Quelques conseils, avant de te lancer dans la rédaction :

Le format :

Tu dois avoir conscience que ton dossier doit avant tout donner envie d’être lu, et que tu dois l’adapter aux circonstances. Selon les partenaires ou la manière de démarcher n’hésites pas à faire ton dossier sous différents formats : Présentation type PowerPoint pour un envoi digital, impression brochure pour démarchage en porte à porte, présentation vidéo sur les réseaux sociaux et ton site internet.
La taille du dossier peut donc varier, mais nous te conseillons de garder une partie par page, pour qu’il soit rapide et simple à parcourir.

L’apparence :

N’hésite pas à faire appel à un designer ou à un copain qui touche un peu à Photoshop, Indesign et/ou Illustrator, pour soigner la présentation et rendre ton dossier « sexy » et captivant. Avant de soigner le contenu, votre potentiel partenaire doit avoir envie de l’ouvrir et de le lire ! Si vous n’êtes pas des designers ou n’avez personne pour vous aider, il existe également Canva qui permet de faire des montages et ajustements photos sympas gratuitement et sans être un expert ! Tu peux t’inspirer sur internet, ou Pinterest pour trouver des designs et chartes graphiques qui te plaisent et correspondent à tes valeurs à celles du projet que tu prépares.

Le contenu :

Nous allons te partager le plan idéal d’un dossier sponsoring bien construit, mais fais également très attention à soigner l’orthographe ! L’exercice du dossier de sponsor, c’est un peu comme une candidature pour un emploi. Le format, l’apparence et l’orthographe jouent beaucoup dans les premiers instants de la réception du document. N’hésite pas à faire relire ton dossier avant de l’imprimer ou de l’envoyer à des partenaires potentiels. Cela permettra de détecter les dernières petites fautes et de vérifier la clarté et la compréhension de tes dires.

Passons à présent au plan du dossier en 5 étapes indispensables.

3. La structure du dossier de sponsoring

I. Page de garde : le WOW effect attendu !

La première page est la plus importante, il faut absolument que ton lecteur l’ouvre ! Sur cette page de garde, tu dois faire passer les infos les plus importantes : « qui ? quoi ? quand ? où ? pourquoi ? », tout en gardant une page lisible et harmonieuse.

• Soigne le mariage des couleurs, le visuel
• Ajoute ton logo
• Un titre et un sous-titre d’accroche
• Les dates de l’événement
• Tes coordonnées

Un conseil : reste simple et efficace !

II. Sommaire : le guide / préambule pour parcourir la suite !

Le sommaire n’est pas indispensable, mais il va permettre à ton interlocuteur de visualiser le contenu du dossier en un clin d’œil ! N’hésite pas à intégrer des titres de partie impactant et non « La présentation de notre équipe » ; « Notre budget », …
Intitule tes parties de manière à interpeler ton lecteur, donne des réponses dans les titres, il se peut qu’il ne lise que les titres alors fait passer les infos importantes !

Par exemple, au lieu de « La présentation de notre équipe » : « 3 Cousines à la découverte de l’Europe ».

L’objectif reste de se démarquer ! Les entreprises ont l’habitude de recevoir ce type de dossier, et ne choisiront que ceux qui ont su se démarquer ! Penses-y !

III. Présentation de ton équipe et/ou de toi : prouve que tu es l’ambassadeur idéal de la marque que tu démarches !

Cette partie est indispensable, ton équipe ou toi portez la crédibilité et fiabilité de ton projet. L’idéal est alors de créer une association et d’en expliquer son/ses objectifs. Nous te ferons un autre article pour t’expliquer les démarches (assez simple) pour créer une asso. Une entreprise sera plus confiante de faire un chèque au nom de ton asso, plutôt qu’à toi directement ! Cette partie doit rassurer, mettre en confiance et prouver ta bonne foi !

Si tu as déjà fait des actions ou participé à des évènements avec ton asso ou en dehors, n’hésite pas de le mentionner. Ici, tu dois te vendre et vendre ton équipe. Pourquoi ton lecteur doit soutenir ton projet et pas celui du voisin ?
Tu dois alors indiquer : Qui es-tu ? Quelles sont tes compétences ? Quel est ton rôle dans le projet ? Pour quelles raisons pars-tu sur ce projet ?
Tu dois prouver que tu es fiable, unique et capable de porter les couleurs de la société que tu démarches tout au long de ce projet !

IV. Présentation de ton projet : Une mission qui fédère !

Une fois que tu as prouvé que tu es la personne sur qui miser, tu dois montrer que ton projet porte une mission et des valeurs positives ! Attention, sans mentir ou survendre les effets de ton projet, reste transparent !
Tu pourras donc dans cette partie aborder les points suivants : les origines du projet, tes objectifs, une description du projet et les informations pratiques : lieu, dates, durée, …
N’hésite pas à ouvrir sur une perspective plus long terme de ta mission !

Tu dois dans cette partie convaincre de manière simple et concise que le projet que tu portes est bénéfique, porteur de sens et enrichissant pour toi, un tiers ou l’entreprise que tu vises !

N’hésite pas à illustrer cette partie d’icônes, de photos ou de matière visuelles : logo d’association, de certifications pour rendre le contenu plus digeste et le projet plus fiable !

V. Pourquoi te soutenir ? Un partenariat 100% gagnant !

Maintenant que ton projet est clair « comme de l’eau de roche » pour ton interlocuteur. Tu dois lui montrer, qu’il va y gagner à te soutenir !
Il faut mettre clairement en avant les avantages pour le sponsor d’investir dans ton projet, et prouver que se sera bénéfique pour lui !

Ici, garde en tête, que pour une entreprise c’est une dépense « marketing », garde donc cette approche, dans la rédaction des avantages de te soutenir :

• Ta cible : Qui sont les personnes touchées et qui suivent ton projet ? Cette cible est-elle en concordance avec les personnes ciblées par l’entreprise que tu contactes ?
Tu peux faire un « persona » type : âge, sexe, intérêts, localisation, … Si tu touches différentes cibles ajuste ta cible selon l’entreprise visée, tu auras alors beaucoup plus de chance de la convaincre !

• Ton plan de communication : Mets en avant ton planning de communication : avant, pendant et après le projet. Tes prévisions en terme de retombées médiatiques, personnes atteintes, tes followers,… Indique tes actions de manière quantitative : flyers (combien vas-tu en partager ?), réseaux sociaux (régularité des posts et nombre de fans / taux d’engagement), site internet, événements,…
• Valeur : Également si ton projet à une dimension sociale, environnementale ou solidaire, n’hésite pas à y mettre l’accent ! Tu dois montrer que les valeurs portées par ton projet vont bénéficier à l’image de l’entreprise !

L’astuce Owaka : N’hésites pas à prendre les informations des dossiers de presse de l’organisation de ton événement avec les chiffres clés, qui te permettront d’agrémenter ton argumentaire !

Ex de dossier médiatique - AER

En conclusion, tu dois prouver via tous les éléments que tu as en ta possession que c’est un partenariat gagnant pour ton sponsor potentiel ! N’oublie pas d’adapter cette partie si besoin est, en fonction des entreprises ciblées. Certaines vont être plus touchées par l’aspect solidaire et d’autres à l’inverse vont vouloir de la visibilité !

VI. Comment te soutenir ? Faites vos offres !

Lorsque tu as séduit ton sponsor potentiel sur les profits que ton projet peut lui apporter, tu dois lui dévoiler : comment te soutenir ! Il te reste qu’à proposer un partenariat. Tu dois d’abord réfléchir à ce dont tu as besoin et quel type d’aide tu recherches.
Il y a 3 types d’aide possibles : Aide financière (Sponsoring), Dons de matériel/ en nature (voiture, équipement sportif), Services offerts (banque, assurance, main d’œuvre).
Tu dois alors construire des propositions selon tes besoins principaux. Tu verras que les dons en nature ou en service sont généralement plus simple à dégoter, et te seront peut-être directement proposés sans même que tu les exposes.

Un don en nature ou en service peut se budgétiser, nous te conseillons alors de proposer des forfaits « à montant financier ».

L’idéal est de proposer trois ou quatre formules, en détaillant : le montant nécessaire et la contrepartie que tu proposes : encart publicitaire plus ou moins important, campagne sur les réseaux sociaux, présence du logo sur ton site et tes vêtements, photos libres de droit, …
Évidemment plus le montant est important, plus la contrepartie doit être importante. De toute façon, les offres seront amenées à être négociées et adaptées au sponsor.

Dans cette partie, tu peux également ajouter des références à des annexes, avec des exemples de réalisation, le plan d’encart publicitaire sur ta voiture, des communiqués déjà parus…

Ex Emplacement des encarts publicitaires - CC RaliRaid

Montre que tu es ouvert à la discussion et ne te ferme pas de portes sur cette partie. Il serait dommage de perdre un sponsor pour 1 post Facebook…

Soit raisonnable et fait des propositions qui tiennent la route ! Tu auras certainement des objections du type : nous ne faisons pas de dons financiers. Dans ce cas, essaie un don en nature. Si l’objection est sur le montant trop important de tes options, n’hésite pas à négocier.
Prépare-toi une liste d’objections, comme si tu partais en négociation commerciale !

Pour atteindre des entreprises qui peuvent prendre en considération ta demande n’hésites pas à solliciter ton entourage. L’entreprise de la sœur de ton oncle, est peut-être intéressée par ta proposition ! Tu peux aussi, t’amuser à regarder les sponsors d’autres équipages ou projets et les solliciter à ton tour…

VII. Ton budget : Mets à plat en toute transparence tes besoins

Après avoir étayé ton équipe, ton projet, les options pour te soutenir, tu peux passer au budget. Ici, tu vas mettre en avant en toute transparence tes besoins pour la réalisation de ton projet.
Indique en toute transparence : tes besoins en matériel et financement. Fais des catégories et des estimations de coûts pour chaque groupe de dépense.
Par expérience, il vaut mieux surévaluer tes dépenses que l’inverse, en gardant toutefois en tête que ça doit être cohérent avec ce que tu présentes.

Notre astuce dans cette partie : Mets à jour ta partie budget en fonction du budget et du matériel déjà obtenu tout au long de l’avancée de ton projet.

Le partenaire verra qu’il n’est pas le premier et surtout pas le seul à te soutenir, cela va l’inciter davantage à investir ! Indique également le budget généré via des actions que tu aurais pu réaliser : ventes d’objets ou de nourriture, événements, … Cela te permet de prouver encore une fois ta motivation et ton investissement temps certain ! Sans oublier de mettre en avant le montant restant, un sponsor potentiel pourrait être séduit et souhaiter boucler ton budget en ajoutant les 700 euros restants, par exemple.

VIII. Contact et remerciement : Lâche ton 06

Pour finir n’oublie pas d’ajouter une page de remerciements/ contacts. Une belle image, ton logo, une accroche de fin ou citation et tes coordonnées devraient faire l’affaire. Nous te conseillons de te créer une adresse email dédiée à ton projet.
Ensuite, soit joignable, fais en sorte d’avoir une boite vocale qui coïncide avec ton nom, ton asso ou ton projet et surtout soit réactif aux sollicitations email ou téléphone…
Si tu ne réponds pas rapidement, il se peut que le budget qui t’aurait été alloué soit accordé à un autre projet…

Si le cœur t’en dit, tu peux aussi y ajouter les logos de tes partenaires déjà signés !
Après cette page de coordonnées, nous te conseillons de glisser les annexes, en première annexe, tu peux y ajouter le « contrat de sponsoring » permettant à l’entreprise de le remplir et te le transmettre directement.

Exemple de contrat de sponsoring

En annexe, tu peux y ajouter aussi des exemples de réalisation, précisions sur les contreparties : exemple tailles des encarts, exemples d’articles de presse.
Et voilà, le tour est joué !
Alors, tu te sens d’attaque pour aller à la chasse aux sponsors ?

4. Les conseils de fin

Pour finir, nous avons quelques petits conseils supplémentaires, qui t’aideront à optimiser davantage ton taux de réponses positives :

• Adapte le contenu et le message à ton interlocuteur
• Renseigne-toi sur le meilleur moment pour contacter ou visiter telle ou telle entreprise
• Recherche le bon interlocuteur de chaque entreprise : Directeur, Marketing, Partenariat
• Mets à jour régulièrement le contenu de ton dossier : budget, partenaires, …
• Joue à fond la carte des médias, TV, Presse, Radio. Tente ta chance auprès des radios locales ou TV locales, friands de nouveaux projets et idées. Ils te donneront visibilité et crédibilité auprès des entreprises

Et n’oublies pas : DÉMARQUE TOI !

Toutes les cartes sont entre tes mains, pour réaliser tes rêves et parcourir le monde. Tes projets de Raid, Rallye, Trek, Cycling sont à porter de main…


PS : N’hésite pas à partager le lien vers ton dossier de sponsor en commentaire de cet article, nous pourrons te lire, et surtout le partager à notre communauté !

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